8 powodów, dlaczego telefon jest lepszy od maila i warto go pokochać

Ten temat chodzi mi po głowie od dłuższego czasu. Po pierwsze dlatego, że pamiętam jak bardzo nienawidziłam swego czasu załatwiania jakichkolwiek spraw przez telefon. Mając piętnaście lat próbowałam dowiedzieć się czegoś więcej na temat konwentu, o którym przeczytałam w czasopiśmie i był to strach porównywalny z moimi odczuciami podczas startu samolotu. Żołądek podchodzi do gardła, puls przyspiesza, robi mi się słabo i tak dalej. Kiedy dostałam się na różne kierunki studiów w różnych miastach i krajach i potrzebowałam porozumieć się z sekretariatami, zostawiłam załatwianie tego mamie. Poza Szkocją, ale w tym przypadku nie miałam wyboru.

Wiem, że nie byłam w tej fobii jedyna i widzę lawinę komentarzy za każdym razem, kiedy ktoś gdzieś stwierdzi, że nienawidzi telefonu. Pojawia się zaraz cały las “ja też!” i wzajemnego wspierania się w niedoli. Kiedyś na pewno byłabym kolejnym “ja też”. Podczas studiów kilka lat pracowałam jako ankieterka telefoniczna i nawet to niespecjalnie mnie wyleczyło z niechęci. Dopiero obecnej pracy się to udało. Tak, muszę dzwonić. Umawiać się na spotkania (łatwizna). Przedstawiać siebie i firmę (może być). Sprzedawać. Sprzedawać. Sprzedawać. Small talk. Chit chat. Zamykanie deali. Negocjacje. Horror.

Do czasu. 

Jest to umiejętność jak wiele innych. Da się jej nauczyć, można się w niej wytrenować, ale zdecydowanie trzeba chcieć. I próbować. I znowu. I jeszcze raz. I tyle. Cała filozofia. 

Jestem głęboko przekonana, że nie jestem ani wybitnie inteligentną ani wybitnie uzdolnioną jednostką. Nie jestem nawet wybitnie pracowita. A nauczyłam się. Zatem każdy może. 

Nie będę próbowała dawać wskazówek jak to się robi, bo po prostu trzeba robić tego dużo. Popełniać błędy. Podnosić się, otrzepywać z pyłu zażenowania, schować dumę do kieszeni, przestać gardzić samym sobą i próbować jeszcze raz. 

 

darcy practice 1darcy practice 2

darcy practice 3darcy practice 4
 

Dlaczego warto to zrobić zamiast po prostu napisać maila?

Telefon jest szybszy

Osobiście absolutnie nienawidzę pisać maili. Nie ciepię! Zasypiam nad ich konstruowaniem, a pisać przecież lubię (można nawet zaryzykować stwierdzenie, że umiem). Koniec końców odkładam je na później, aż uzbiera się ich kilkanaście i wtedy tym bardziej nie chce mi się ich pisać. Telefonicznie jestem w stanie rozwiązać większość spraw w dwie, trzy minuty.

Telefon jest skuteczniejszy

Jak wyżej…Istnieje szansa, że odpowiedź na maila nie nadejdzie nigdy. Bo komuś się nie chce. To tak jak ja mam zwykle. Albo zapomniał i ma teraz trzydzieści maili do ogarnięcia, a Ty jesteś dwudziesty czwarty w kolejce. Powodzenia.

Telefon zabija agresję

Miałam okazję w tym roku prowadzić najbardziej agresywne negocjacje życia. Tak, zgadliście. Przez maila. Każde zdanie było niczym sączący się jad pasywno-agresywnej żmii i na widok nowej odpowiedzi w wątku dostawałam bólu brzucha z nerwów. A potem spotkałam panią osobiście. Było to jedno z najmilszych spotkań wszechczasów, gdzie żarciki sypały się gęsto, na koniec był tulasek i cmok w policzki. Od tego czasu odmawiam komunikacji mailowej.

Powiedz mi to samo co piszesz na głos. W znakomitej ilości przypadków nie powiesz. Bo będziesz się bać reakcji żywego człowieka. Albo zrobi Ci się po prostu głupio. Albo nawet nie wpadniesz na pomysł, żeby tak odpowiedzieć.

Telefon to rozmowa, nie dzieło literackie

Pani z powyższego punktu analizowała każde zdanie pod względem konstrukcji i tego co autor miał na myśli. Jej odpowiedzi były dłuższe niż moje wypracowania w podstawówce. Kiedy ja pisałam, że czegoś się nie da zrobić powoływała się wszelkie możliwe groźny i stojące za nią autorytety, dlaczego MUSZĘ to zrobić i jak śmiem tak ich nie szanować i bezczelnie się sprzeciwiać. Zamiast po prostu powiedzieć “zależy nam, może się da?”. Bo moim powodem na “nie da się” nie było “nienawidzę ciebie i wszystkiego co reprezentujesz”, tylko “nie wiem jak i czy mogę”.

Tyle zdań, a komunikacja żadna.

Telefon jest bardziej osobisty i szczery

Jak wyżej Nie poznasz kogoś bliżej przez maile. Nie usłyszysz jak się śmieje, jakie ma manieryzmy. Nie wiesz czy można zażartować czy lepiej trzymać fason. Przez telefon możesz się dowiedzieć przy pierwszym podejściu. Odczytasz też intencje. Rozpoznasz nastrój.

Telefon ciężej zignorować

Jeśli ktoś dzwoni i dzwoni i znowu dzwoni, to w końcu chociaż z irytacji odbierzesz. Mail wysłany po raz dziesiąty staje się irytującym spamem.

Telefon nie zostawia po sobie śladów

Taka sytuacja. Rozmawiam z panem przez telefon. Mówię mu, że możliwe jest WSZYSTKO. Dam mu co chce, byleby podpisał kontrakt. Może być to, albo to, albo tamto i jeszcze to. Szef by mnie skarcił, bo trochę się zagalopowałam i mam już naprawdę dość negocjacji. Na szczęście szefa nie ma.
A Pan jest mądry.
-Weź mi to wyślij w mailu. Dam znać co i jak.
To to wysłałam w mailu. Jedną opcję. Chociaż powiedziałam mu o sześciu.
I co?
I podpisał.
Szef był tak bardzo dumny…

Oczywiście czasem chcesz mieć konkretne ustalenia na piśmie. Do tego właśnie służy mail.

Mozesz go odłożyć wymyślając głupią wymówkę

Jeśli rozmowa się nie układa możesz ją zawsze przerwać. Albo uniknąć jej, jednocześnie dając znać osobie po drugiej stronie, że nie ignorujesz jej, jest ważna, ale to nie jest dobry moment. Przepraszam, właśnie idę na (wymyślone) spotkanie. Do biura wleciał gołąb. Jadę pociągiem na Antarktydę. Z Lee Pacem. Naprawdę nie mogę rozmawiać.

Jeśli sprawa jest ważna, ten ktoś na pewno zadzwoni jeszcze raz. A inbox się nie zapycha.

Wciąż miewam bardzo niezręczne i nieudane rozmowy. Kwestia klienta. Z niektórymi jestem w stanie rozmawiać absolutnie o wszystkim, z innymi o niczym. Są osoby, które przez telefon są największymi gburami świata, a na żywo to puchate białe owieczki.

Telefon Cię kocha. I tylko czeka, żeby ułatwić Ci życie. Musisz mu tylko pozwolić.

PS Doszłam do punktu zwrotnego w życiu, w którym kiedy tylko mogę staram się dzwonić. Bo nie mam czasu na bzdety i czekanie.
Jeśli ja mogłam, to KAŻDY może.

  • http://zapiski.graymoka.pl/ Olga | Gray Moka

    „Są osoby, które przez telefon są największymi gburami świata, a na żywo to puchate białe owieczki.” – może to Ci klienci, którzy nie lubią rozmawiać przez telefon? 😉 Ja nie znoszę, gdy dzwoni do mnie ktoś z firmy, z którą współpracuję na small talki. Nie mam na to czasu. W mailu jest szybko i konkretnie :). Dużo gorzej mi się układa współpraca z firmami, które do mnie dzwonią :). Chyba ważne jest też to, by wyczuć jaką drogę preferuje klient :).
    Chociaż faktycznie – gdy sprawa nagląca też wolę dzwonić :). I tylko w takiej sytuacji akceptuję telefon.

  • Kamil

    Trochę się zgodzę, trochę nie.
    Co do szybkości i skuteczności potrafi być wręcz zupełnie odwrotnie. Bo. Tak naprawdę to nie ta Susan która do mnie pisze czegoś potrzebuje, tylko Tracy z drugiego biura, ale w zasadzie to nie Tracy tylko Bill z innego działu w biurze Tracy, ale jak nie ma dokładnie tego co by chciał to nie jest pewien cy może wziąć alternatywę, bo musi spytać Johna czy maja na to budżet. Bleh, 4 albo 5 telefonów, w najlepszym wypadku. Maile? 2-3, 15 minut roboty zamiast godzin czekania na kolejne centralki albo aż znajdą numer.
    Z koszmarków jeszcze jest szansa, że pod numerem na dokumentach absolutnie nikt nie ma pojęcia o co chodzi. Lubują się w tym niektóre instytucje publiczne, w szczególności biblioteki.
    Z wad jeszcze notowanie adresów i nazwisk to zuo. I dzwonienie do Edynburga.

    „Istnieje szansa, że odpowiedź na maila nie nadejdzie nigdy.”
    W 90% przypadków na szczęście nie jest to coś czym się jakkolwiek przejmę 😀

    Ogólnie jestem zdania, że trzeba wyczuć kiedy nie ma wyboru, ale wolę pisać 😉

    • http://about.me/lavinka lavinka

      No właśnie ja też zawsze dostaję odpowiedzi drogą elektroniczną. Za to bardzo rzadko ktoś oddzwania.

  • Tovve

    Mi jest dużo łatwiej załatwiać różne sprawy mailowo, wolę mieć kilka chwil, żeby przemyśleć to, co chcę przekazać, mam wrażenie, że przez telefon łatwiej o nieporozumienia. I myślę, że z mailami tez jest trochę tak, że trzeba praktyki, po pewnym czasie zdania same już się układają w formułki 😉 Pamiętam jakim problemem było dla mnie pisanie maili do wykładowców na początku studiów, bo wiadomo, odpowiednia forma to podstawa. Z czasem przychodziło to już automatycznie i nie musiałam sprawdzać 10 razy czy wszystko brzmi ok. Ale zgodzę się, że w niektórych sytuacjach o wiele lepiej jest sięgnąć po telefon – przede wszystkim kiedy zależy nam na czasie i na tym, żeby sprawa była na pewno załatwiona.

  • http://szczerekocisko.pl Szczere Kocisko

    Też lubię telefony! Przez telefon udało mi się znaleźć swoje studenckie mieszkanie, kilka razy nawet z wykładowcami kontaktowałam się w ten sposób. Zgadzam się ze wszystkim, o czym tu piszesz! Jednak w moim przypadku trema i serce w gardle jeszcze jest obecne. Ale wszystko jest kwestią czasu :)

  • http://marvjablog.wordpress.com Marvja

    skoro piszesz, że każdy może to osiągnąć, to może i mnie się kiedyś uda.

  • http://kobietalemur.wordpress.com/ kobieta lemur

    Wolę maile. Ale mam w pracy człowieka, który nie woli, dlatego zadzwonił do mnie kiedyś z zagranicznego oddziału z pytaniem, czy może mi rzeczonego maila wysłać. Po czym opisał szczegółowo, co w nim zawrze, i upewnił się, że ja się tą zawartością będę uprzejma zająć. Połączenie miało wybitnie kiepską jakość. Rozmawialiśmy w języku lengłydż, który nie jest dla żadnego z nas językiem ojczystym. Dopóki rzeczony mail nie przyszedł, zastanawiałam się, czy cała ta surrealistyczna i średnio zrozumiała dla nas obojga wymiana zdań nie była wytworem mojej wyobraźni.

  • Joanna

    Ja najbardziej lubię ustalić różne rzeczy przez telefon, a później potwierdzić mejlem. Bo najczęściej połowę zapomnę, bo jestem wzrokowcem i dlatego, że można do tego w każdej chwili wrócić, a do rozmów telefonicznych (chyba, że jest się creepem i nagrywa swoje rozmowy) nie za bardzo.

  • http://about.me/lavinka lavinka

    Wolę mejle, bo właśnie szybciej nimi coś załatwię. Zanim znajdę czas na dzwonienie, zanim się dodzwonię, zanim wytłumaczę, mijają godziny. Wysyłam mejla, dostaję szybko odpowiedź, wszystko gra.

  • Mentha spicata

    Po raz pierwszy załatwiłam Ważne Rzeczy przez telefon w wieku lat dwunastu, i towarzyszące temu przerażenie pamiętam do dziś dnia.
    Za to przełom liceum/studia dał mi miłość do połączeń głosowych i nauczył załatwiania na telefon absolutnie wszystkiego. Do tego stopnia, że gdy ostatnio ktoś wyjątkowo intensywnie nie odbierał moich telefonów, koleżanka musiała mi przypomnieć, że przecież można napisać wiadomość…

  • http://terra-feliks.blogspot.com/ BonaVonTurka (Hipis)

    Jeżeli chodzi o rozmowy urzędowe to wolę telefon i jakoś specjalnie się tego nie boję. Oficjalny ton, przebieg oficjalnej rozmowy to dla mnie coś wyuczonego w szkole. Dzięki temu wiem, na czym stoję, mam zapisane na kartce, o czym mam mówić, i czuję się pewnie, bo rozmówca nie widzi mojej brzydkiej fryzury (poza tym nie muszę się martwić o interpunkcję!)
    Gorsze są rozmowy prywatne, szczególnie gdy dzwonisz specjalnie by „poważnie” porozmawiać. Ostatnio tak długo nie mogłam się przełamać i wykonać taki telefon, że cofnęłam się w czasie jeszcze bardziej i… wysłałam list. Normalny, ze znaczkiem, na kartkach z notatnika. Cóż…

  • http://www.wyspykultury.pl Wyspy Kultury

    Ostatnio musiałam załatwić jedną sprawę, termin gonił, a osoba, z którą się kontaktowałam wolała e-mail, wtedy doszłam do wniosku, jak jeden telefon ułatwiłby sprawę.